Quy trình tổ chức 1 sự kiện, và các hướng dẫn cơ bản.
Đầu tiên phải định hướng, lựa chọn phù hợp hình thức tổ chức sự kiện.
Để định hướng hợp lý quy mô, hình thức bạn hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Mục đích thiết yếu nhất của sự kiện là gì? (Mục đích chính, mục đích phụ cần được xác định rõ).
- Việc thực hiện sự kiện mang lại lợi ích gì? (Lợi ích về kinh tế, truyền thông, hay là bài học, hoặc tạo quan hệ bền vững,…)
- Đây là sự kiện thường xuyên hàng năm, hay chỉ là nhất thời?
- Dự kiến chi phí là bao nhiêu?
- Các khấu hao chênh lệch thế nào để vẫn nằm trong hạn mức cho phép của sự kiện? (Ngân sách, năng lượng, công sức,…)
- Quy mô sự kiện lớn, hay là nhỏ? Có phương án để tăng, hoặc giảm phạm vi của sự kiện không?
- Bao nhiêu người sẽ tham gia? Đối tượng tham gia? Có sự hào hứng với sự kiện hay là không?
- Tiên liệu sự đánh giá của người tham gia sự kiện? (Có thành công như mình mong đợi hay không? Liệu có bị lỗi ở đâu không?)
- Phương án xữ lý sự cố khi gặp trường hợp xấu nhất là gì?
Đây là những câu hỏi thiết thực nhất để gợi ý lựa chọn loại hình tổ chức sự kiện phù hợp nhất, định hướng, xác định được quy mô; cũng như lên lịch xác định thời điểm, địa điểm tổ chức sự kiện; các hạng mục cần phải có trong chương trình.
Cách thức thực hiện tổ chức cho sự kiện.
- Đón khách, tiếp khách phải được tổ chức chỉnh chu. Tuyên bố khai mạc, và nêu ý nghĩa của sự kiện.
- Thực hiện các chương trình theo kế hoạch.
Trong quá trình thực hiện cần lưu ý đến truyền thông, quảng cáo, và đặc biệt báo chí. Cần phải để mắt đến báo chí, bởi vì trong quá trình diễn ra sự kiện, nếu có sai sót gì đó, thì rất có thể sẽ là tâm điểm của giới báo chí đó nhé.
- Công tác chăm lo thật chu đáo cho các đối tượng VIP trong suốt sự kiện.
- Tạo dựng, thiết lập quan hệ thật tốt với khách hàng là tiềm năng.
- Khi sự kiện được diễn ra, bạn cần phải luôn bên cạnh, quan sát, giám sát, quản lý, nhắc nhở, và luôn sẵn sàng các phương án xử lý các sự cố có thể xảy ra.
Khi sự kiện kết thúc thì thế nào?
- Cần phải hoàn thành các thủ tục thanh lý, thanh, quyết toán các hóa đơn.
- Chuẩn bị ngay báo cáo cho công ty.
- Thúc đẩy từ thành công của sự kiện, làm thương mại, quảng cáo.
- Ghi chú các bài học được rút ra sau sự kiện là gì?
